Gerenciamento de crise – plano de contingência

Face à atual pandemia global, a instabilidade empresarial nesta conjuntura é praticamente inevitável e desenvolver um plano de contingência com adoção de estratégias decisórias e coerentes, fundamentadas em dados e fatos, sem dúvidas, é a melhor proteção neste momento para agir de forma proativa e estratégica para a preservação de empregos e continuidade dos negócios.

É claro que não existe uma cartilha a ser seguida para desenvolver um plano de contingência com garantia de sucesso, cada planejamento é único e deve levar em conta a realidade de cada empresa. Mesmo assim, existem premissas básicas para desenvolver um plano de contingência que devem ser acolhidas por qualquer empresa que queira se utilizar desses recursos para mitigar os efeitos, reparar os impactos e promover a devida proteção de seus negócios no contexto da pandemia gerada pela COVID-19. Vamos a elas!

Crie uma equipe de gestão de crises

Essa equipe tem a função de analisar o negócio e os seus impactos, como por exemplo, a vulnerabilidade da empresa e os riscos prioritários, e ainda, tentar prever de todas as formas as adversidades que possam ocorrer, indicando a probabilidade de acontecimentos e o impacto consequente. A partir dessas análises a equipe tem a responsabilidade de imprimir esforços para buscar soluções estratégicas que possam reduzir ao máximo os efeitos das perdas. É essencial contar com profissionais que tenham total conhecimento sobre análise de riscos, e necessariamente, a alta direção tem que estar envolvida.

Ajuste o fluxo de caixa

Faça uma projeção do seu cronograma de recebimentos e pagamentos para verificar por quanto tempo a sua empresa é capaz de sobreviver com a atual estrutura física e financeira montada e para antever as necessidades de contenção de custos, despesas desnecessárias, flexibilização das contas que possam ser ajustadas, desoneração da folha de pagamento e até mesmo para fazer uso das linhas de créditos oferecidas pelo mercado enquanto o faturamento estiver reduzido.

Elabore um plano de contingência

Agora que a equipe de gestão de crises analisou o negócio, identificou os impactos provocados pela crise, ajustou o fluxo de caixa e elegeu as estratégias a serem implementadas, é hora de elaborar o plano de contingência.

E um bom plano de contingência de ser feito contendo as seguintes etapas:

• Análise de riscos

Descreva os prováveis riscos detectados bem como seus impactos negativos e considere até mesmo os riscos menos relevantes. 

• Alocação de recursos

Depois de analisados os riscos, levante os recursos que a empresa dispõe e aloque-os de forma planejada nas áreas requisitadas pelo mapeamento dos riscos.  

• Metodologia estratégica

Defina a metodologia de implementação dos trabalhos e qual será a postura da empresa diante de cada situação.  

• Matriz de responsabilidades

Estabeleça uma matriz de responsabilidades. O papel da matriz de responsabilidades é o de apoiar o gerenciamento do plano de contingência na formalização das responsabilidades, na divisão clara de atividades, no rastreamento mais apurados de informações e ainda auxiliar na resolução de pequenos problemas.  

• Avaliação periódica

Avaliar periodicamente o plano de contingência é de extrema importância para verificar a sua eficiência e utilidade.

Estabeleça uma plano de comunicação com seu público alvo

Estabelecer um plano de comunicação de emergência em tempos de crise com mensagens autênticas e revê-lo periodicamente é essencial para dar credibilidade a empresa e para fazer as devidas correções em tempo hábil. É importante que a cadeia de comunicação aborde todos os públicos-alvo da empresa, incluindo fornecedores e clientes, e que sua estratégia incorpore uma compreensão clara de todos os públicos que ela precisa alcançar.   

Avalie maturidade da sua TI

Empresas com maturidade tecnológica estão mais preparadas para passar por essa crise com maior tranquilidade. A tecnologia da informação é fundamental para a continuidade de qualquer negócio, mas em tempos de crise ela é vital. Por isso, é essencial avaliar a maturidade tecnológica da sua empresa para saber se ela está apta a estruturar caminhos que levem com fluidez as necessidades requeridas pelo plano de contingência.

Um plano de contingência é um documento com todas as instruções necessárias para o combate as mais ferrenhas adversidades, se ele for elaborado e realizado de forma correta, representará certamente, uma ferramenta importante para superar ou achar alternativas para contornar uma crise, bem como para manter os colaboradores e a organização mais seguros.